Veröffentlichung von Aufsatz-, Kongressbänden und Zeitschriftenheften

 

In dieser Kurzanleitung wird beschrieben, wie die Veröffentlichung eines Aufsatz- und Kongressbandes oder Tagungsbandes, eines Zeitschriftenheftes sowie der zugehörigen Einzelbeiträge vorbereitet und erfolgen kann.

 
 

Vorbemerkung

Bei der Veröffentlichung von Aufsatz- und Kongressbänden sowie Zeitschriftenheften wird nicht nur der Gesamtband bzw. das Gesamtheft auf RWTH Publications nachgewiesen und veröffentlicht, sondern zusätzlich auch die darin enthaltenen Einzelbeiträge. Der Eintrag des Gesamtwerks und die Einträge der Einzelbeiträge werden dabei in RWTH Publications miteinander in Beziehung gesetzt.

Wichtig:

  • Die jeweilige Version der Einzelbeiträge muss exakt (Text, Abbildungen, Layout etc.) mit der Version im Gesamtband übereinstimmen. Deshalb sollten zunächst alle notwendigen Vorbereitungen an der PDF-Datei für das Gesamtwerk vorgenommen werden. Erst wenn diese final vorliegt, können hieraus die Einzelbeiträge extrahiert und an die entsprechenden Einträge in RWTH Publications angefügt werden.
  • Idealerweise sollten Sie für Ihr Vorhaben zunächst Kontakt mit dem Open-Access-Team der UB aufnehmen (E-Mail oder Telefon), um bestimmte Fragen und Details im Vorfeld besprechen zu können.
  • Für die Veröffentlichung benötigt die UB einen Herausgebervertrag. Die unterzeichnende Person muss über den Status Mitglied der RWTH Aachen verfügen.
  • Die Dokumente müssen als PDF-Dateien vorliegen.
 
  Dokunenteneigenschaft
  • Es dürfen keine Sicherheitseinstellungen vorhanden sein (zu prüfen über Dateieigenschaften).
  • Alle Schriften müssen eingebettet sein (zu prüfen über Dateieigenschaften).
  • Es wird empfohlen, den zugehörigen DOI als aktiven Link in das PDF-Dokument einzufügen. Dieser kann nach Erstellung eines Eintrags in RWTH Publications vorab benannt werden (siehe unten).

 
 

Vorgehen bei einem Gesamtwerk mit bis zu maximal fünfzig Einzelbeiträgen

1. Eintragen des Gesamtwerks

1.1. Eintrag erstellen

In einem ersten Schritt wird zunächst der Eintrag für das Gesamtwerk in RWTH Publications erstellt.

Wählen Sie den Menüpunkt Submit / Publizieren und Eintragen und anschließend eine für Ihren Beitrag passende Dokumentart (bei Aufsatzbänden und für Zeitschriftenhefte „Book“, bei Kongress-/Tagungsbänden „Proceedings“).

Füllen Sie das vorgegebene Formular aus, wie unter Publizieren und Eintragen beschrieben.

 
 

1.2. Vorabbenennung des DOI

Speichern Sie den Datensatz zwischen, indem Sie auf „Postpone“ klicken. Hierdurch findet noch keine Übermittlung an die UB statt, sodass noch Änderungen am Datensatz vorgenommen werden können.

Nach wenigen Sekunden (max. 30 Sekunden) öffnet sich die Detailansicht Ihres eingetragenen Records. Darüber hinaus erhalten Sie zeitgleich eine Systemmail und können den Record über den dort angegebenen Link öffnen.

  RWTH-Id

Die DOIs der Dokumente, die auf RWTH Publications veröffentlicht sind, bestehen immer aus dem Präfix "10.18154/" und aus einer individuellen, dem jeweiligen Datensatz zugehöriger ID-Nummer. Diese ID beginnt immer mit "RWTH" und ist im Record rechts unter dem Punkt "Interne Identnummer" die oberste ID-Nummer, wie z.B. "RWTH-2022-01404". Der DOI für dieses Beispiel lautet somit 10.18154/RWTH-2022-01404.

 
  DOI im Volltext

Fügen Sie den auf diese Weise zuvor benannten DOI in Ihre PDF-Datei ein, vorzugsweise in das Impressum. Der DOI sollte in der PDF-Datei möglichst aktiv gestaltet sein. Der zugehörige Link wird durch das Präfix "https://doi.org" und dem zugehörigen DOI gebildet, wie z.B. https://doi.org/10.18154/RWTH-2022-01404.

Achtung: Der Link löst zu diesem Zeitpunkt noch nicht auf, da es sich nur um eine Vorabbenennung des DOI handelt. Die eigentliche Registierung bei der DOI-Registrierungsagentur DataCite erfolgt erst mit der Veröffentlichung des Volltextes durch das Open-Access-Team. Tragen Sie daher nicht den vorabbenannten DOI in den von Ihnen bereits erstellten Datensatz ein.

 
 

1.3. Dokument hochladen und Eintrag abschicken

Laden Sie nun Ihr Dokument hoch. Klicken Sie hierzu im Record rechts unten auf "Modify This Record". Sie gelangen hier wieder in die Erfassungsmaske Ihres Records und können dann unter dem Punkt "Please upload your full text" Ihr Dokument an den Record anfügen.

Schicken Sie den Record ab, indem Sie auf "Finish & Release" klicken.

Informieren Sie bitte anschließend unter Angabe der Record-ID das über den erfolgten Eintrag (z.B. durch Weiterleitung der Systemmail). Dieser durchläuft nun einen redaktionellen Prozess. Das Open-Access-Team wird Sie informieren, sobald dieser Prozess abgeschlossen ist.

 
 

2. Eintragen der Einzelbeiträge

Mit Abschluss des redaktionellen Prozesses für das Gesamtwerk können nun in einem zweiten Schritt die Einträge für die jeweiligen Einzelbeiträge erfolgen. Die jeweiligen Teilschritte müssen für jeden Einzelbeitrag vorgenommen werden.

 
 

2.1. Eintrag erstellen

Wählen Sie hierzu wieder den Menüpunkt "Submit / Publizieren und Eintragen" und anschließend eine für Ihren Beitrag passende Dokumentart (bei Buchbeiträgen "Contribution to a book", für Beiträge zu Kongress-/Tagungsbänden "Contribution to a conference proceedings" und für Zeitschriftenartikel "Journal Article").

  Part

Wichtig ist, dass hierbei die Beziehung zum Gesamtwerk hergestellt wird. Geben Sie hierzu in der Erfassungsmaske in das Feld "Import Data" den Suchbegriff "part:XXXXXX" ein, wobei "XXXXXX" für die Datensatz/Record-ID des Gesamtbandes steht. Diese ID ist im Record rechts unter dem Punkt "Interne Identnummer" die unterste ID-Nummer, wie z.B. 775086. Durch Betätigung der Entertaste wird die Verlinkung mit dem Gesamtband generiert.

Füllen Sie im Anschluss das Formular mit den entsprechenden Angaben für den Einzelbeitrag aus und speichern in durch Klick auf "Postpone" zwischen.

Achtung: Löschen und ergänzen Sie eventuell einige der Informationen, die aus den Metadaten des Gesamtwerkes in den Einzelbeitrag übernommen wurden, beispielsweise die Personen, die als Herausgeber im Gesamtband verzeichnet sind oder die beteiligten Einrichtungen (Department).

 
 

2.2. Vorabbenennung des DOI

Wenn Sie den DOI gerne in Ihr Dokument integrieren möchten (empfohlen), gehen Sie vor, wie unter 1.2. Vorabbenennung des DOI beschrieben.

Tipp: Der DOI sollte idealerweise auf der ersten Seite des Beitrags platziert werden und ebenfalls als aktiver Link gestaltet sein.

Wichtig: Führen Sie diese Änderungen in der PDF-Datei des Gesamtbandes durch.

 
 

2.3. PDF-Dokumente übermitteln

Wenn die PDF-Datei für das Gesamtdokument final vorliegt, übermitteln Sie sie diese an das Team (z.B. über Sciebo oder GigaMove). Da der zugehörige Record nach der Redaktion durch Sie nicht mehr bearbeitet werden kann, tauscht das Open-Access-Team die Datei für Sie aus.

Aus der finalen PDF-Datei können nun die Einzelbeiträge extrahiert und an die entsprechenden Records angefügt werden. Schicken Sie jeden Record mit Klick auf "Finish & Release" ab.

Informieren Sie bitte anschließend unter Angabe der Record-ID das Team über den jeweils erfolgten Eintrag (z.B. durch Weiterleitung der Systemmail).

Das Open-Access-Team wird sich bei Rückfragen mit Ihnen in Verbindung setzen.

 
 

Vorgehen bei einem Gesamtwerk mit mehr als fünfzig Einzelbeiträgen

1. Eintragen des Gesamtwerks

Verfahren Sie bitte so, wie bei "Vorgehen bei einem Gesamtwerk mit bis zu maximal fünfzig Einzelbeiträgen" unter 1.1. Eintragen des Gesamtwerks beschrieben.

 
 

2. Eintragen der Einzelbeiträge

Bei Gesamtwerken mit mehr als fünfzig Einzelbeiträgen, kann die Erstellung der Records für die Einzelbeiträge und ihre Verknüpfung mit dem Gesamtband in einem halbautomatisierten Verfahren durch die UB vorgenommen werden. Die notwendigen Metadaten (Autorinnen oder Autoren, Beitragstitel u.a.) müssen Sie hierzu in eine vorgegebene Excel-Tabelle eintragen.

Wichtig: Um einen reibungslosen Prozess zu gewährleisten, sollten die Details und eventuelle Fragestellungen unbedingt vorab mit den Mitarbeitern des Open-Access-Teams in einem persönlichen Gespräch geklärt werden.

 
 

3. Vorbenennung der DOIs und PDF-Dokumente übermitteln

Verfahren Sie bitte so, wie bei "Vorgehen bei einem Gesamtwerk mit bis zu maximal fünfzig Einzelbeiträgen" unter 2.2. Vorbenennung der DOIs und unter 2.3. PDF-Dokumente übermitteln beschrieben.

Das Open-Access-Team wird sich bei Rückfragen mit Ihnen in Verbindung setzen.