Anforderungen an die PDF-Datei im Überblick
Bitte beachten Sie folgende Vorgaben und Hinweise bezüglich Ihrer PDF-Datei:
- Der textbasierte Inhalt muss kopier- und durchsuchbar sein und somit markier- und auswählbar. Der Inhalt darf nicht als Bild eingebunden sein, sondern ist maschinenlesbar und barrierefrei.
- Die Datei darf nicht mit einem Passwort geschützt sein.
- Die in der Datei verwendeten Schriften müssen eingebettet sein. Maßgeblich ist hierfür die Anzeige im Adobe Acrobat Pro.
- PDF-Einstellungen: In den Dokumenteneigenschaften sind mindestens Angaben zum Titel und dem Verfasser bzw. Verfasserin notwendig. Weitere Angaben wie Stichwörter, Sprache und Lizenzinformationen sind wünschenswert. Die Lesezeichenleiste ist eingeblendet. Das Seitenlayout ist als einseitig und fortlaufend eingestellt.
- PDF-Lesezeichen: Es müssen mindestens die Überschriften der ersten Ebene als Lesezeichen angelegt sein, um Lesenden eine einfache Navigation in der Datei zu ermöglichen.
Fragen und Antworten rund um PDF-Dateien
Welche allgemeinen Anforderungen müssen im PDF erfüllt sein?
Textbasierter Inhalt muss durchsuch- und kopierbar sein. Der Inhalt darf nicht als Bild eingebunden sein, sondern ist maschinenlesbar und barrierefrei. Die Datei darf nicht passwortgeschützt und sämtliche Schriften müssen eingebettet sein. Eine weitere Voraussetzung ist ein navigierbares Inhaltsverzeichnis in Form von Lesezeichen.
Welche Eigenschaften soll das Dokument besitzen?
Die Dokumenteneigenschaften sollten Angaben zum Titel und der Verfasserin bzw. dem Verfasser enthalten. Wünschenswert sind weitere Angaben wie Stichwörter, Sprache und Lizenzinformationen. Die Lesezeichenleiste ist eingeblendet. Das Seitenlayout ist als einseitig und fortlaufend eingestellt.
Wie erstelle ich ein PDF mit MS Word?
MS Word bietet verschiedene Optionen zur Erstellung von PDFs. Eine Anleitung dazu finden Sie auf der folgenden Webseite Erstellen von PDFs mit Word.
Wie erstelle ich ein PDF mit LaTeX?
Es gibt verschiedene Pakete, mit denen ein PDF erstellt werden kann. Eine Anleitung dazu finden Sie auf der folgenden Webseite Erstellen von PDFs mit LaTeX.
Wie viele Ebenen müssen die Lesezeichen aufweisen?
Es müssen mindestens die Überschriften der ersten Ebene (gerne bis zur dritten bzw. vierten Ebene) als Lesezeichen angelegt sein, um Lesenden eine einfache Navigation in der Datei zu ermöglichen.
Wie erzeuge ich bei MS Word ein über Lesezeichen navigierbares Inhaltsverzeichnis?
Bei MS Word können Inhaltsverzeichnisse automatisch erstellt und über Textmarken mithilfe von Überschriften bei der Erstellung eines PDF-Formats erzeugt werden. Mehr dazu finden Sie auf der folgenden Webseite Erstellen von PDFs mit Word.
Ist es möglich, Lesezeichen nachträglich zu erstellen?
Wir empfehlen grundsätzlich, Lesezeichen automatisch zu erstellen. Ist dies nicht möglich, können mithilfe des Adobe Acrobat Pro Lesezeichen manuell gesetzt werden. Dazu klappen Sie den Lesezeichen-Reiter an der linken Seite aus, scrollen zur entsprechenden Seite, wo das Lesezeichen gesetzt werden soll, markieren die Überschrift und klicken auf Lesezeichen hinzufügen. Anschließend werden die Lesezeichen in die entsprechende Ebene gesetzt.
Wie bette ich Schriften mit MS Word ein?
Schriften können auf verschiedene Weise bei MS Word eingebettet werden. Eine Anleitung dazu finden Sie auf der folgenden Webseite Erstellen von PDFs mit Word
Wie prüfe ich, ob alle Schriften eingebettet sind?
Um zu prüfen, ob alle Schriften eingebettet sind, nutzen Sie am besten den Adobe Acrobat oder Adobe Reader. Klicken Sie auf "Eigenschaften" und wählen Sie den Reiter "Schriften" aus. Hier wird aufgelistet, ob die Schriften eingebettet sind. Hinter jeder Schrift muss entweder "(eingebettete Untergruppe)" oder "(eingebettet)" erscheinen.
Im Rahmen des Veröffentlichungsprozesses der PDF-Datei wird innerhalb der UB überprüft, ob sämtliche Schriften als eingebettet gelten. Maßgeblich hierfür ist die Anzeige der Schriften im Adobe Acrobat Pro.
Warum ist das Einbetten von Schriften wichtig?
Sind Schriften nicht eingebettet, kann es zu Darstellungsproblemen bei der Ansicht in Endgeräten und bei Ausdrucken kommen. Schriften werden nicht korrekt oder schlimmstenfalls unleserlich anzeigt.
Abbildungen in meinem PDF haben einen schwarzen Hintergrund. Was kann ich tun?
Transparente Abbildungen werden bei der Umwandlung von MS Word zum ISO-standardisierten PDF/A-1-Format mit einem schwarzen Hintergrund versehen. Eine Lösung des Problems kann darin bestehen, über das Adobe Plug-In "Als Adobe PDF speichern" das PDF zu erstellen. Alternativ kann der kostenfreie PDFCreator von pdfforge genutzt werden. Auch die Wahl eines anderen PDF/A-Formats – z.B. PDF/A-2b – kann das Problem beheben.
Wie läßt sich die Qualität bei Abbildungen verbessern, die nach der Transformation von einer Word- zu einem PDF-Datei undeutlich oder verzerrt dargestellt werden?
Nutzen Sie möglichst hochauflösende Abbildungen, um den Qualitätsverlust zu reduzieren. Speichern Sie, sofern Sie den Adobe Acrobat Pro nutzen, mit der Funktion "Als Adobe PDF speichern" ab oder erstellen Sie das PDF über den Reiter ACROBAT in der Word-Datei. Dies kann ebenfalls den Qualitätsverlust reduzieren. Alternative Produkte wie der kostenfreie PDF Creator von pdfforge können auch eine Lösung darstellen.