FAQ

 

Allgemeines

Bin ich verpflichtet meine Publikation zu melden?

Im Rektor-Rundschreiben vom 26.10.2016‚ Publikationsaktivitäten RWTH Aachen University (A 2016-36), heißt es dazu unter Punkt 3: „Alle Publikationen müssen zeitnah an das institutionelle Repository  RWTH Publications gemeldet beziehungsweise dort eingetragen werden, damit sie der RWTH zugerechnet werden können."

 

Was ist eine "Veröffentlichung" im Sinne der RWTH Publications?

Eine Veröffentlichung im Sinne der RWTH Publications ist eine wissenschaftliche Arbeit in Wort und Bild, die in gedruckter Form, als Datenträger und oder online für jedermann im Buchhandel oder einer Einrichtung (Hochschule, Universität, sonstige Körperschaft) kostenlos oder kostenpflichtig zu erwerben ist.

Wer ist zur aktiven Nutzung von RWTH Publications berechtigt?

Gemäß der  Regelung über die Benutzungsbedingungen unterschiedlicher Benutzungsgruppen sind nur Mitglieder, aber nicht Angehörige der RWTH Aachen zur aktiven Nutzung von RWTH Publications berechtigt.

Darf ich auch wissenschaftliche Veröffentlichungen aus vorherigen Tätigkeiten melden?

Ja, das ist möglich. Markieren Sie den Status „Relevant for VDB = no“ und wählen Sie im Feld "Special Collection(s)" den Punkt "Publication List/Vita" aus.

Was darf ich eintragen und was nicht?

Grundsätzlich entscheiden Sie selber, was Sie eintragen möchten. Bei der Eingabe wählen Sie dann zwischen „Relevant for VDB: yes/no“. Nur die von Ihnen als relevant eingestuften Beiträge werden für uns sichtbar, redaktionell bearbeitet und freigeschaltet.
Bitte beachten Sie, nicht freigeschaltet werden:

  • Beiträge, die keinen wissenschaftlichen Inhalt aufweisen
  • unveröffentlichte Beiträge
  • interne Dokumente
  • Diskussionen
  • Interviews, in denen Sie Interviewer sind, es sei denn die befragte Person ist RWTH-Angehörige oder RWTH-Angehöriger

Wie kann ich prüfen, welche Einträge bereits enthalten sind?

Eine sogenannte Dublettenprüfung erspart Ihnen und uns unnötige Arbeit. Prüfen Sie daher bitte vor dem Eintragen, welche Beiträge bereits gemeldet wurden. Beinhaltet Ihre Eingabe einen Identifier, erfolgt diese Prüfung direkt und automatisch während der Dateneingabe.
Die Dublettenprüfung kann am einfachsten über die Institutskennziffer, kurz IKZ, erfolgen. Beachten Sie, dass einrichtungsübergreifende Beiträge bereits gemeldet worden sein könnten. Nicht immer sind darin alle beteiligten Institutskennziffern automatisch angegeben. Prüfen Sie daher im Zweifel auch unter Ihrem Namen.

Übernimmt die Redaktion auch Neueinträge?

RWTH Publications ist eine kooperativ angelegte Datenbank. Bereitstellung und Pflege erfolgt im Auftrag des Rektorats durch die Universitätsbibliothek. Einträge werden durch die Autorinnen und Autoren selbst oder in deren Auftrag vorgenommen. Unsere Aufgabe ist die redaktionelle Prüfung, Bereitstellung und Pflege der Daten. Darüber hinaus importiert die Redaktion Publikationsdaten von RWTH-Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern aus dem Web of Science, dem medizinischen Informationssystem „Evaluna Biblio Aachen“ und aus der Publikationsdatenbank der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften.

Sind meine Einträge direkt für die Öffentlichkeit sichtbar?

Haben Sie einen Eintrag als „Relevant for VDB = yes“ eingegeben, ist Ihr Datensatz nach der Eingabe zunächst gesperrt. Die Freischaltung erfolgt durch die Redaktion. Lesen Sie dazu bitte auch unter „Ich habe einen Eintrag vorgenommen, der nun nicht mehr angezeigt wird. Wie kann das sein?“

Gibt es von der Redaktion gesetzte „Deadlines“ oder einen jährlichen Redaktionsschluss?

Nein, von der Universitätsbibliothek werden keine sogenannten "Deadlines" gesetzt.

 

Login

Wie kann ich mich einloggen?

Zur Nutzung aller Funktionen von RWTH Publications benötigen Sie Ihre persönliche TIM-Kennung mit dem zugehörigen Passwort. Die Kennung besteht aus den Initialen Ihres Namens sowie sechs Ziffern.
Sollten Sie Ihre Kennung und oder Ihr Passwort nicht mehr wissen, fragen Sie bitte beim IT-ServiceDesk nach. Die dortigen Mitarbeiter sind zuständig für alles rund um Ihr Login.

Kann ich auch außerhalb des CAMPUS Einträge vornehmen?

Ja, mit Ihrer TIM-Kennung ist der Zugriff auf unsere Datenbank auch von externen Standorten möglich.

Ich habe Probleme mit meinem Login. Wer kann mir helfen?

Sollten Sie Ihre Kennung und oder Ihr Passwort nicht mehr wissen, fragen Sie bitte beim IT-ServiceDesk nach. Die dortigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zuständig für alles rund um Ihr Login.

 

Import

Aus welchen Formaten kann ich meine Daten importieren?

Ein Import aus fremden Formaten ist derzeit nur für BibTeX möglich. Senden Sie uns Ihre BibTeX-Datei per E-Mail zu. Wir werden sie dann für Sie importieren.

 

Eingabe

Gibt es einen neuen Leitfaden oder hat der bisherige weiterhin Gültigkeit?

Gibt es Hilfetexte?

Wenn Sie schnelle Hilfe zu einzelnen Feldern benötigen, klicken Sie bitte auf den i-Button neben dem Feldnamen. Sie erhalten dann entsprechende Informationen.

Warum sollte ich eine Dublettenprüfung vornehmen?

Es ist gut möglich, dass bereits jemand anders die Veröffentlichung eingetragen hat. Deswegen ist es wichtig, vor dem Eintragen zu prüfen, ob die Veröffentlichung bereits in die Datenbank eingetragen wurde.

Kann ich zu einem Eintrag mehrere Einrichtungen angeben?

Ja, die Anzahl ist nach wie vor nicht begrenzt. Lediglich die Auswahl erfolgt auf anderem Wege. Wird die gewünschte Einrichtung im Feld „Department“ nicht automatisch angeboten, tippen Sie einfach die Kennziffer, das Kürzel, den Namen oder Wörter daraus in das Feld. Nach kurzer Wartezeit erhalten Sie eine passende Auswahl, aus der Sie die passende Einrichtung übernehmen können. Dieser Vorgang ist beliebig oft wiederholbar.

Welche Angaben werden für einen Eintrag benötigt?

Dies ist je nach Dokumentart unterschiedlich. Zusätzlich zu den in Rot ausgewiesenen Pflichtfeldern geben Sie bitte möglichst alle Daten an, die Ihnen zu Ihrer Publikation vorliegen. Je mehr, desto besser.

Mir fehlen Angaben, was tun?

Pflichtfelder beinhalten die für eine redaktionelle Prüfung notwendigen Mindestangaben. Versuchen Sie bitte, diese Angaben zu ermitteln. Werden Angaben gefordert, die definitiv nicht existieren, beziehungsweise nicht zu ermitteln sind, sollten Sie das Feld mit einem Bindestrich oder ähnlichem füllen. Nur so kann der Eintrag gespeichert werden. 

Was bedeutet Mass Media?

Mass Media bedeutet übersetzt Massenmedien. Darunter versteht man Kommunikationsmittel, die zur Information der breiten Öffentlichkeit dienen. Das können beispielsweise sein: Zeitungen, Newsletter, Internetdienste und ähnliches.

Was bedeutet Peer Review?

Peer Review ist ein Verfahren zur Überprüfung und Beurteilung wissenschaftlicher Arbeiten. Unabhängige Expertinnen und Experten (Peers) beurteilen, ob ein Manuskript oder Förderungsantrag für Forschungsvorhaben den Qualitätsstandards der jeweiligen Disziplin oder Organisation beziehungsweise Zeitschrift entspricht. Peer Review wird auch häufig für Evaluationen einzelner Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und Institutionen eingesetzt. Daher ist es wichtig für Ihre Einträge. Bitte geben Sie an, wenn Ihre Publikation diesen Status aufweist. Sie können das Feld auch dann belegen, wenn die entsprechende Zeitschrift oder der Sammelband nicht peer reviewed sind, jedoch die einzelne von Ihnen eingetragene Publikation nach Ihren Informationen ein Peer Review-Verfahren durchlaufen hat. Haben Sie keine verlässlichen Angaben dazu, lassen Sie das Feld bitte leer.

In welcher Sprache gebe ich die freien Schlagwörter ein?

Für die Eingabe der Schlagwörter wird Ihnen ein Feld angeboten, in das Sie alle Schlagwörter unabhängig von der jeweiligen Sprache eingeben können.

Kann ich die DDC-Notation, genormte Schlagwörter, Fachklassifikation und Sachgruppe in der Fachklassifikation nicht mehr eingeben?

Derzeit können wir diese Funktion nicht anbieten, wir arbeiten jedoch daran.

Gilt ein USB-Stick als Veröffentlichung?

Ja, ein USB-Stick fällt unter die Publikationsform „data medium“.

Gibt es die Möglichkeit, zu einem Eintrag Anmerkungen für die Redaktion zu machen?

Ja, nutzen Sie bitte dafür das Feld „Internal notes to library staff“.

Kann ich einen angefangenen Eintrag abbrechen?

Sollten Sie während der Eingabe entscheiden, dass der bereits begonnene Eintrag nicht fertig gestellt werden soll, gehen Sie einfach wieder auf „Publizieren und Eintragen“.

 

Fertige Einträge

Ich habe einen Eintrag vorgenommen, der nun nicht mehr angezeigt wird. Wie kann das sein?

Haben Sie einen Eintrag als „Relevant for VDB = yes“ eingegeben, ist Ihr Datensatz nach der Eingabe zunächst gesperrt. Die Freischaltung erfolgt durch die Redaktion. In der Regel geschieht dies innerhalb weniger Tage. Sollte der Eintrag länger als eine Woche nicht sichtbar sein, prüfen Sie bitte Ihre eingegangenen E-Mails. Aufgrund der redaktionellen Prüfung könnte der Eintrag gelöscht (zum Beispiel Dublette) oder weiterhin gesperrt (fehlende Angaben, noch nicht erschienen) sein. In solchen Fällen schreiben wir Sie an. Im Zweifelsfall nehmen Sie bitte telefonisch oder per E-Mail mit uns Kontakt auf.

Warum wurden meine Angaben geändert?

Die Redaktion bearbeitet jeden eingehenden Datensatz. Alle Angaben werden auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft, eventuell ergänzt und korrigiert. Dabei arbeiten wir nach internationalen Standards. So kann es zu Änderungen Ihrer Angaben oder der von Ihnen gewählten Dokumentenart kommen.

Welche Bedeutung haben durch die Redaktion hinzugefügte ID-Nummern?

Diese externen Identnummern geben einen Überblick, in welchen Zitations- und Fachdatenbanken Ihre Publikation verzeichnet sind.

Kann ich in meinen Einträgen nachträglich Korrekturen oder Ergänzungen vornehmen?

Dies ist ausschließlich per Korrekturwunsch (Request correction) möglich. Siehe nächste Frage.

Korrekturwunsch, wie geht das?

Rufen Sie dazu den betreffenden Datensatz auf. Rechts unten erhalten Sie die Option „Request correction“. Einfach anklicken, ausfüllen und absenden. Den Rest erledigen wir.

Kann ich zu einem bereits bestehenden Datensatz eine Einrichtung hinzufügen, beziehungsweise daraus entfernen?

Nein, dies ist nur per Korrekturwunsch (Request correction) durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Redaktion möglich.

Gibt es die Möglichkeit der Übersicht aller von mir vorgenommenen Einträge?

Zurzeit besteht diese Option nicht. Wir arbeiten jedoch daran. Unser Tipp: Nach jedem Neueintrag erhalten Sie eine Bestätigungsemail. Sammeln Sie diese Nachrichten an Stelle einer Liste in einem separaten E-Mail-Ordner.

 

Funktionen

Wie kann ich nun ein Suchprofil erstellen?

Die Erstellung von Suchprofilen wird ausführlich im Leitfaden zum Arbeiten mit RWTH Publications erklärt.

Wie kann ich Publikationslisten für die eigene Homepage erstellen?

Die Erstellung von Publikationslisten wird ausführlich im Leitfaden zum Arbeiten mit RWTH Publications erklärt.

Was ist ein Korb?

Ein Korb ist eine logische Sammlung von Einträgen aus den RWTH Publications. Sie können nach Belieben Körbe erzeugen und Datensätze hinein legen. Wenn Sie einen Datensatz aus einem Korb löschen, wird er NICHT aus der Datenbank gelöscht.

Wie kann ich einen Korb erstellen?

Wenn Sie noch keinen Korb erstellt haben, müssen Sie zunächst eine Suche durchführen, ein paar Datensätze markieren und auf „Add to basket“ klicken. Danach klicken Sie auf „create a new one first“ und legen den ersten Korb an. Anschließend führen Sie die Suche bitte erneut durch und können die entsprechenden Einträge dann in den neu erstellen Korb legen.